La réorganisation de l’administration et le transfert de compétences

Lorsqu’il est mis fin à l’exercice d’un service déconcentré de l’Etat, établissement ou organisme détenteur d’archives publiques, ou qu’une mission est transférée dans le cadre d’une recomposition de la répartition et des périmètres de compétences des administrations publiques, le transfert de compétences induit le transfert des archives (art. L212-5 du Code du patrimoine).

La traçabilité de ce transfert nécessite l’établissement d’une convention assortie d’un bordereau récapitulant de façon précise la nature, la typologie et les dates extrêmes des dossiers ou données transférés.

Les archives dont la durée d’utilité administrative est arrivée à échéance doivent, si elles ne présentent aucun intérêt historique, être éliminées réglementairement (procédure d’élimination).

Les dossiers dont la durée d’utilité administrative n’est pas encore échue sont transférés à l’administration nouvellement compétente. Une convention de transfert est établie, qui tient lieu de décharge/prise en charge, signée par les parties et contresignée par le directeur des Archives départementales. Une fois la durée d’utilité administrative échue, le nouveau service compétent peut procéder à l’élimination selon la procédure réglementaire.

Les archives dont la durée d’utilité administrative est arrivée à échéance et qui relèvent d’une conservation définitive doivent être versées aux Archives départementales (procédure de versement).

Votre correspondant aux Archives départementales reste à votre disposition pour répondre à vos questions.