La procédure d’élimination d’archives publiques

Toute élimination d’archives publiques doit obtenir au préalable un visa de destruction par le directeur des Archives départementales (art. L. 212-1 et 2 et L. 214-3 du Code du Patrimoine). Ce visa correspond à une décharge légale pour le service qui demande la destruction des documents.

L’élimination des documents conservés par les administrations ou les collectivités repose sur des critères juridique (la loi fixe des délais de prescription), administratif (le dossier n’est plus utile à l’administration) et historique (les Archives départementales apprécient l’intérêt du document pour la recherche historique).

Au préalable, la sélection des documents à éliminer ou à conserver est déterminée sur la base des instructions de tri du Service interministériel des Archives de France et, lorsqu’ils existent, d’un tableau de gestion élaboré sur proposition du service versant en lien avec les Archives départementales. Ce tableau détermine la durée d’utilité administrative (DUA) de chaque document et son sort final : élimination, échantillonnage ou versement aux Archives départementales pour une conservation définitive.

La documentation administrative et générale (journaux officiels, recueils des actes administratifs, bulletins officiels, revues, périodiques) n’est pas soumise à la législation en vigueur en matière d’archives. Ces documents peuvent être détruits dès que le service n’en a plus l’utilité et sans demander le visa du directeur des Archives départementales.

La demande de destruction prend la forme d’un bordereau renseignant :

- la nature des documents (correspondance, factures, dossiers individuels, etc.),

- les dates extrêmes des documents (dates du premier et du dernier document du dossier),

- le métrage linéaire (m.l.) ou le nombre de boîtes.

Ce bordereau signé par le responsable du service est soumis au directeur des Archives départementales pour visa, en un exemplaire, par voie postale :

Archives départementales de l’Aube

131 rue Etienne Pédron

10000 - TROYES

Dès réception de ce visa, le service peut procéder à la destruction matérielle des documents. L’élimination est à la charge du service et doit être réalisée dans les meilleures conditions possibles pour respecter la confidentialité des archives, par broyage, incinération ou déchiquetage.

Les Archives départementales peuvent recommander des prestataires de destruction d’archives en capacité de délivrer un certificat de destruction.

Votre correspondant aux Archives départementales reste à votre disposition pour répondre à vos questions.