Notions générales
« Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité ». (Code du Patrimoine, art. L211-1).
Les archives publiques sont définies (Code du Patrimoine, article L. 211-4), comme tous les documents qui procèdent de l'activité de l'État, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public ; des personnes de droit privé chargées de la gestion d'un service public dans le cadre de leur mission de service public.
Les archives existent donc dès l’ouverture d’un dossier et la création d’un document par une administration. Elles se présentent sur tout support se prêtant à l’enregistrement d’une information, non seulement écrite (parchemin, papier, etc.) mais également électronique, à partir d’une application ou d’un outil métier (serveur informatique, disque dur, clefs USB, etc.), photographique, magnétique (microfilm, microfiche, etc.) ou enregistrée (documents sonores et audiovisuels).
Ne sont pas des archives : les journaux officiels ; les recueils des actes administratifs ; les revues ; les périodiques ; les ouvrages de bibliothèque. Ces documents constituent une documentation administrative et générale qui n’est pas soumise à la législation en vigueur en matière d’archives.
Enfin, les archives sont définies selon les trois âges :
Les archives vivantes ou courantes sont les dossiers vivants, conservés dans les bureaux du service (affaires en cours). Leur gestion nécessite rigueur et soin, de l’ouverture à la clôture du dossier.
Les archives intermédiaires ou semi-vivantes. Ce sont les dossiers clos, mais conservés à proximité, en raison des prescriptions légales ou d’une éventuelle réouverture ou pour les besoins du service (affaire traitée). Ils sont conservés dans le local de pré-archivage du service.
À ces deux premiers âges des archives correspond la durée d’utilité administrative (DUA).
La DUA correspond à la durée légale ou pratique pendant laquelle un document est susceptible d'être utilisé par le service producteur ou son successeur, au terme de laquelle est appliquée la décision concernant son traitement final (versement, élimination ou tri).
La DUA respecte les délais de prescription en matière civile, commerciale ou pénale fixés par la loi ou déduite des besoins fonctionnels du service.
Le document ne peut être détruit pendant cette période qui constitue sa durée minimale de conservation.
Tant que la DUA n’est pas échue, le document d’archives est sous la responsabilité juridique et financière du service producteur. Au-delà, il doit être soit détruit, soit versé à un service public d’archives.
Les archives définitives ou historiques. Ce sont tous les dossiers dont la valeur administrative est éteinte mais qui présentent un intérêt historique. Ils sont généralement déposés ou versés aux Archives départementales à l’issue de la DUA pour être conservés définitivement.
En 2022, les Archives départementales conservent 25 kilomètres linéaires d’archives publiques (lien vers l’état des fonds).
« La conservation des archives est organisée dans l’intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche ». (Code du Patrimoine, art. L. 211-2).
La conservation des archives répond à un triple intérêt :
- assurer la gestion courante du service : disposer en permanence des informations utiles à l’activité ;
- assurer la justification des droits et obligations des personnes physiques et morales, publiques ou privées : conserver les preuves en cas de contestation, de perte d’un document, etc. ;
- assurer la sauvegarde de la mémoire : constituer les matériaux pour écrire l’histoire. Les documents produits aujourd’hui par les administrations constituent le patrimoine de demain.
Pour ces raisons, il est indispensable d’appliquer un traitement spécifique aux archives tout au long de leur cycle de vie.
Le directeur des Archives départementales exerce une mission de contrôle scientifique et technique sur l'ensemble des archives des institutions publiques et collectivités dont le siège se trouve dans le ressort du département (Code du Patrimoine, art. R212-4).
Il s'agit d'une mission régalienne, exercée par délégation du préfet.
Ce contrôle est exercé sur pièces et sur places, au moyen d'inspections et de visites de conseil.
Il porte sur les conditions de gestion, de collecte, de sélection et d'élimination ainsi que sur le traitement, le classement, la conservation et la communication des archives.
Il est destiné à assurer la sécurité des documents, le respect de l'unité des fonds et de leur structure organique, la qualité scientifique et technique des instruments de recherche, la compatibilité des systèmes de traitement et la mise en valeur du patrimoine archivistique.
Les Archives départementales procèdent ainsi périodiquement à des inspections des archives conservées dans les locaux des producteurs d'archives publiques, lesquels ont par ailleurs l'obligation de leur faire part de certaines opérations menées sur leurs archives.
L’archiviste donne son avis sur tout projet de construction et d’aménagement de locaux d’archivage, ainsi que sur les projets d’externalisation de stockage.
Il est seul habilité à autoriser l’élimination de documents publics en délivrant un visa préalable à toute destruction. Ce visa est apposé sur le bordereau d’élimination décrivant les archives proposées à la destruction.
Il contrôle enfin les projets et travaux de restauration de documents abîmés, par exemple ceux portant sur des registres d’état civil en commune.
Votre correspondant aux Archives départementales reste à votre disposition pour organiser une visite ou répondre à vos questions.
« Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité ». (Code du Patrimoine, art. L211-1).
« L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité » (Code civil, art. 1316-1).
Pour ces raisons, les documents ou données nativement numériques, c’est-à-dire créées à partir d’une application bureautique (Windows, Open Office, etc.), d’un outil métier ou d’une téléprocédure, conservés ou non dans un système de GED (gestion électronique de documents),sur un disque dur, un serveur informatique, une clef USB, etc., sont des archives électroniques. Les typologies sont donc très variées : courriels, fichiers bureautiques, bases de données, images ou autres photos numériques, fichiers audio et audiovisuels, etc.
La notion d’original, de document portant valeur de preuve, est essentielle pour définir les archives qui seront collectées et conservées. C’est pourquoi, il est important de distinguer les documents dont une version papier a été imprimée et signée de manière manuscrite, des documents existants uniquement sur support électronique et validés au moyen d’une signature électronique.
De même, la numérisation des documents pour faciliter le travail des administrations ou les échanges avec les usagers ne peut se substituer à la conservation du document original au format papier qui devra faire l’objet, à l’issue de la durée d’utilité administrative (DUA), en fonction de son sort final, d’une demande de destruction ou de versement auprès du directeur des Archives départementales. Le fichier numérisé ne peut se substituer au format papier que si le processus de numérisation, d’une part, répond aux recommandations techniques du Service interministériel des Archives de France et, d’autre part, a fait l’objet d’une validation par le contrôle scientifique et technique exercé par le directeur des Archives départementales.
Tout comme les documents papier produits dans le cadre d’une mission de service public, les documents électroniques sont des archives publiques. À ce titre les Archives départementales exercent leur contrôle scientifique et technique sur ces documents. Aucun document électronique ne peut donc être éliminé sans le visa du directeur des Archives départementales.
Les documents électroniques doivent en effet être conservés :
- en raison de leur valeur probante ;
- afin de répondre aux obligations légales de conservation des archives publiques ;
- en raison de leur valeur historique.
Or, pour garantir l’authenticité de ces documents et leur valeur de preuve, il est nécessaire de conserver ces documents électroniques de façon à en garantir la pérennité, l’intégrité, la sécurité et la traçabilité.
L’archivage consiste donc à assurer la conservation de façon pérenne et fiable dans le but de pouvoir à tout moment restituer l’information, par-delà les changements de supports ou de formats. L’archivage électronique ne doit donc pas se confondre avec une simple sauvegarde sur le serveur d’une administration.
Afin de répondre à ces exigences, un système d’archivage électronique (SAE), X-Sacha, a été créé en 2012 par les Archives départementales et le service informatique du Département de l’Aube. Il est destiné à conserver les archives électroniques des services du Conseil départemental, mais aussi les archives publiques définitives des services de l’Etat et des établissements publics, sauf instruction ministérielle contraire. Ce SAE permet aussi aux communes auboises, adhérentes de la Société publique locale (SPL) X-Démat, de déposer leurs archives électroniques dans X-Sacha.
Les Archives départementales restent à la disposition de toute administration ou tout établissement public qui souhaiterait engager des projets de dématérialisation, notamment dans le cadre d’un système de GED.
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Les communes de moins de 2 000 habitants ont l’obligation de déposer les registres de l’état civil à l’expiration d’un délai de 120 ans et les autres documents n’ayant plus d’utilité administrative, mais destinés à être conservés à définitivement, au terme d'un délai de 50 ans (Code du Patrimoine, art. L212-11 et L212-12). L’objectif est de garantir la conservation des archives selon les normes en vigueur, leur communication et le cas échéant leur valorisation.
Toutefois, le conseil municipal a la faculté de prendre une délibération demandant à bénéficier d’un régime dérogatoire. Le représentant de l’État donnera son accord après examen de la situation par les Archives départementales.
Les archives déposées restent la propriété des collectivités territoriales qui peuvent les emprunter provisoirement dans le cadre d‘un projet culturel, voire en obtenir la restitution si les conditions qui ont conduit au dépôt ont évolué.
Par ailleurs, la mutualisation de la gestion des archives entre communes et EPCI dans le périmètre de ceux-ci est autorisée.
Par convention, le fonds municipal est confié au service d’archives du groupement auquel la commune appartient ou au service d’archives de la commune membre désignée par ce groupement pour en gérer les archives.
Les communes de plus de 2 000 habitants peuvent déposer leurs archives après délibération du conseil municipal : soit au groupement dont elles sont membres, soit aux Archives départementales (présentation des archives déposées par la ville de Troyes) ; ou, après convention, au service d’archives de la commune désignée par le groupement dont elles sont membres pour gérer les archives de celui-ci.
Le dépôt est prescrit d'office par le préfet si les archives sont en danger quelles que soient l'importance de la commune et la date des documents (Code du Patrimoine, art. L212-13 et L212-6-1).
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Les archives hospitalières se répartissent entre archives administratives et archives médicales. Les hôpitaux, quel que soit leur statut, sont propriétaires de leurs archives et en assurent la conservation et la mise en valeur. Leur gestion relève de la responsabilité civile et pénale du directeur du centre hospitalier. Ces missions s’exercent sous le contrôle scientifique et technique de l'Etat (art. L212-4 du Code du patrimoine). Dès lors, aucune destruction ne peut se faire sans le visa du directeur des Archives départementales.
Les archives hospitalières de plus de 100 ans sont déposées aux archives départementales s’il s’agit d’un établissement départemental, aux archives communales s’il s’agit d’un établissement communal (art. L212-8 et L212-12 du Code du patrimoine). Le dépôt est prescrit d'office par le préfet quelle que soit la date des documents si les archives conservées à l’hôpital sont en danger (Code du Patrimoine, art. L212-13 et L212-6-1).
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Les minutes et répertoires des notaires, ainsi que les registres de conventions notariées de pacte civil de solidarité, sont des archives publiques. Leur conservation est assurée par les notaires (Code du patrimoine, art. L211-4).
Les notaires ont l’obligation de verser aux Archives départementales leurs minutes et répertoires de plus de 75 ans. Ce principe est rappelé dans l’instruction DAF/DPACI/RES/2009/026 du 16 décembre 2009.
Les autres archives produites par les études notariales (dossiers clients, documents administratifs liés au fonctionnement de l’étude, documents comptables, etc.) sont considérées comme des archives privées. Elles ne présentent aucune obligation de versement.
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